Country: Democratic Republic of the Congo
Closing date: 15 Jun 2017
Suite à l’urgence aux Kasaï les besoins se sont développés et ont fortement grossis.
Un set up a donc été revue et de nouvelles positions ont éré créés afin d’apporter un support aux équipes déjà mise en place.
Le poste de Responsable admin va devoir assurer la pérennité financière, comptable et administratives des anciens projets déjà mis en place et ceux qui vont commencer. ACF répond à une urgence humanitaire dans un contexte complique, le Kasaï au centre de la RDC.
Nous recherchons une personne compétente; reactive et très motive pour répondre à cette urgence ainsi que de pérenniser les projets et les équipes. Baignés dans le Kassaï, le responsable admin doit avoir le gout pour les challenges et avoir soif de rencontrer de nouvelles cultures, être ouvert d’esprit et d’apprendre aussi des autres. Dans ce genre de contexte avoir le sens inné du travail d’équipe est primordiale.
Gérer la caisse d’avance de la base et les documents correspondants en accord avec le suivi budgetaire des projets. Gérer administrativement les ressources humaines nationales de la base et être un support au Field Co et aux autres collegue dans la gestion des ressources humaines.
Objectif 1 : Tenir la caisse d’avance de la base :
Activités :
- Vérifier la justification des avances effectuées la veille et réclamer les factures manquantes aux demandeurs d’avances ;
- Vérifier les informations figurant sur les factures et pointer les factures manquantes ;
- Codifier les factures et les enregistrer dans le livre et dans le logiciel comptable ;
- Classer les factures originales ;
- Vérifier la cohérence entre les soldes de caisse informatique et physique.
Objectif 2 : Vérifier le respect des procédures d’achat :
Activités :
- Respecter les procédures d’achat au moment de la remise des avances ;
Informer le département logistique des procédures d’achat et des données devant figurer sur les factures. Objectif 3 : Gérer le classement des documents comptables et administratifs :Activités :
Classer les documents comptables ;
Classer les contrats de location (baux, véhicules, etc.).Objectif 4 : Effectuer le prévisionnel de trésorerie mensuel :Activités :
Recueillir les informations financières auprès des responsables de projets ;
Préparer le prévisionnel de trésorerie mensuel et l’envoyer à l’administrateur en capitale.
Objectif 5 : Effectuer le suivi administratif des ressources humaines de la base :
Activités :
- Mettre à jour la base de données du personnel ;
- Etablir les contrats de travail ;
- Préparer les cartes d’identité ACF des nouveaux salariés ;
- Mettre en place le processus de suivi du matériel prêté ;
- Suivre les avances sur salaires ;
Tenir un tableau de bord des dates de fin de contrats des salariés de la base et le transmettre à l’administrateur ;
Classer tous les documents dans les dossiers individuels des salariés nationaux et vérifier que tous les dossiers sont complets.
Objectif 6 : Gérer la couverture sociale des salariés nationaux:
Activités :
- Enregistrer les nouveaux salariés et leurs ayants-droits ;
- Préparer et effectuer les paiements de cotisations mensuels ;
- Etablir les déclarations d’accidents de travail et effectuer les démarches en cas de fin de contrat ou de décès ;
Assurer les contacts avec les partenaires locaux (assureur, sécurité sociale, caisse de retraite). Objectif 7 : Assister le recrutement dans son aspect administratif :Activités :
Rédiger les offres d’emploi ;
Assurer les contacts avec les organismes du travail locaux (bureau du travail, etc.) ;
Organiser le processus de recrutement en lien avec le demandeur : prise de rendez-vous, passation des tests, courriers de réponses ; Accueillir et informer les nouveaux salariés des aspects administratifs des ressources humaines.
How to apply: