Country: Democratic Republic of the Congo
Closing date: 12 Oct 2018
Contexte Organisationel
Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo couvre La République Démocratique du Congo, La République Centrafricaine, la République du Congo, le Burundi, L’Angola.
Le bureau travaille constamment à étendre ses activités afin d’appuyer ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversifié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien de projets.
Responsabilités
Sous l’autorité du Chef de Projet et la supervision du Chargé d’Appui aux Projets, l’Assistant(e) Administratif (ve) de Province aura les attributions et responsabilités suivantes:
- Assurer la gestion et le suivi des contrats de travaux au niveau de la province.
- Vérifier que chaque contrat est couvert par un bon de commande ainsi que les amendements qui pourraient être demandés et,
- Assurer pour chaque contrat de travaux un suivi des PO et des reçus
- Veiller au respect des procédures de réception des équipements et matériel en provenance de Kinshasa
- Veiller à la mise en place d’un système de gestion et de suivi des biens du projet (véhicules, motos, carburants, carburant, pièces de rechanges) ;
- Appuyer le chargé des opérations du Projet dans l’élaboration et le suivi du plan d’achat
- Mettre en place, selon les normes de l’UNOPS, un système d’enregistrement, de classement et d’archivage physique et électronique des documents reçus et expédiés et en assurer une gestion rigoureuse;
- Préparer la documentation et les outils nécessaires pour les réunions internes et externes, et le cas échéant, en dresser les procès-verbaux et des comptes rendus ;
- Recevoir et trier la correspondance et y joindre les documents nécessaires ;;
- Identifier les vendors et les enregistrer dans OU conformément au How to guide des vendors (s’assurer au préalable de son inexistence dans le système) et joindre systématiquement une copie du vendor form avec références bancaires complètes du vendor ;
- Réceptionner les biens et services, ainsi que d’autres documents nécessaires (Bon de livraison, factures)
- Créer les reçus dans le système sur base des états d’avancement des travaux ou des attestations des services certifiés ;
- Préparer et transmettre les dossiers de paiement au chargé des opérations du projet (factures, Etat d’avancement, bon de livraison, RIR pour les équipements d’une valeur importante, copies des contrats pour les travaux et tout autres documents demandé par les finances) ; Classer une copie au dossier (Case File pour référence future).
- Recevoir et communique les ordres de paiement aux prestataires locaux
- Réceptionner, gérer la petite caisse et assurer la réconciliation mensuelle de la petite caisse conformément à l’Instruction Administrative y afférente ;
- Assurer la gestion des voyages du personnel ((ordres de sortie, ordre de mission, visas de sécurité)
- Assister le staff de la province pour certaines questions relevant de l’Administration.
- Assurer la supervision des chauffeurs du projet et veiller contrôle et au suivi des mouvements des véhicules et des motos du projet
Cliquez sur ce lien pour obtenir plus d'informations et pour postuler: https://jobs.unops.org/Pages/ViewVacancy/VADetails.aspx?id=16481#1
Qualifications de Recrutement
Formation
- Avoir un diplôme d’étude secondaire est exigé,
- Avoir une Licence ou Bachelor ou un diplôme du niveau supérieur (BAC + 3) en administration, comptabilité, économie, sciences sociales et administratives ou dans un domaine similaire serait un atout.
Expérience
- Au moins 5 (cinq) ans d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires au sein d'un projet / programme ou entreprise est exigé;
- Les candidats ayant un Bachelor ou une Licence doivent avoir au moins 1 an d’expérience dans le domaine
- Connaissance des règles et procédures de l’UNOPS sera un atout important ;
- maîtrise complète de EXCEL et WORD exigée
How to apply:
- Cliquer sur ce lien pour postuler: https://jobs.unops.org/Pages/ViewVacancy/VADetails.aspx?id=16481
- Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale)
- Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
- Veuillez noter que ce poste est réservé uniquement aux candidats congolais de la RDC.