Democratic Republic of the Congo: Contract Coordinator

Requisition ID: req2557

Job Title: Contract Coordinator

Sector: Grants

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Location: DRC-Bukavu DHL

Job Description

BACKGROUND

With headquarters in Kinshasa and field offices in the provinces of North Kivu, South Kivu, and Tanganyika, the IRC is one of the largest humanitarian actors in the Democratic Republic of Congo (DRC). The IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion through carefully designed and professionally-implemented programs. The IRC has been working in the DRC since 1996 and currently operates in five core programming areas - primary health care, community-driven reconstruction and local governance, women's empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response. These programs reflect IRC's guiding principles of capacity-building; participation; partnership; protection and promotion of human rights; and holistic programming.

The IRC received a nearly $50 million sub-contract in the DRC for the implementation of a large-scale health program, namely the Integrated Health Program (IHP). This seven-year project seeks to achieve sustainable improvements in the health of the Congolese people by building the capacity of government health institutions and communities to deliver quality, integrated services.

The IRC is seeking a Contract Coordinator to be based in Bukavu, South Kivu province, to oversee the overall management cycle of the sub-contract. The Contract Coordinator will provide high quality contract administration support to the project, facilitate the production of amendment requests and reports, manage the relationship with the prime contractor, including the timely submission of prior approval requests and reports, and will provide colleagues with proactive advice on Federal contracts and IRC compliance regulations for this contract. More specifically, the Coordinator will be responsible for the overall Federal Acquisition Regulation (FAR) lifecycle, including project start-up, contract monitoring and management (tracking expenditure and program progress against project documents, conducting review meetings, donor reporting, processing modifications, and filing documents), and project closing.

The Contract Coordinator will have experience with FAR, USAID Acquisition Regulations (AIDAR), USAID's Automated Directives System (ADS), and 2 CFR 200. He/she will provide support to IRC project staff on contract start-up, implementation, and closeout activities, including tracking required approvals (for staff hires, travel, subcontracts/subgrants, and procurement), property inventory, and audit file documentation.

The Contract Coordinator will report to the IRC IHP Team Lead and will work closely with IRC IHP technical advisors and field program and support units' leads located in Kinshasa, Bukavu, Uvira, Kalemie, Kolwezi and Lubumbashi. This position will be based in Bukavu, South Kivu Province with travel within the East of the DRC. Limited travel to Kinshasa will be required.

Essential job functions

Responsibilities

Maintain positive and constructive relationships with the prime contractor, in-country and abroad

• The Coordinator serves as IRC DRC focal point for the review and finalization of administrative/contractual compliance donor reports and invoices for the IHP contract; this includes liaison with IRC DRC teams and IRC HQ for production, review and submission of reports/invoices via the relevant donor focal points;
• The Coordinator actively communicates, coordinates and actively supports the quality development of all contract reporting/invoicing requirements ensuring all deadlines are achieved according to the schedule defined by the USG and/or prime contractor;
• Donor narrative reports and invoices are reviewed for accuracy and quality, and translated to English, if applicable. This may involve substantial editing, translation, contributing to writing and financial analysis.
• Reports/invoices from all subcontractors/subgrantees (as applicable) are received, reviewed and their inputs are incorporated into IRC's reports/invoices in strict compliance with the schedules defined by the USG and/or prime contractor.
• Prime contractor queries are communicated to relevant team members and addressed in a timely manner;
• Liaison or representation requirements to prime contractor, USAID and partners as the need arises and/or in the absence of the Team Lead are fulfilled.
• Serve as the point person for all donor/prime contractor initiated audits and management reviews of contract activities and coordinate with various departments to ensure complete and accurate responses to all queries.

USG Contract Compliance Monitoring and Management

• Build DRC staff (program and support units) understanding of Federal award regulations, as well as IRC policies and procedures through training, technical support, and accountability; provide training to new hire staff on USAID acquisition regulations and specifics to the IRC sub-contract;
• Design and oversee the implementation of policies and procedures that ensure that the project is compliant with the terms of the sub-contract;
• Ensure that contract management reference tools are updated at all times, including trackers and reference materials covering USAID acquisition regulations related to reporting and prior approval requirements in tandem with IRC's specific policies, specifically guidance on travel approval, Fly America Act, allowances and differentials, contractor salary threshold (CST), and working within Mission Local Compensation Plans (LCPs)
• Maintain master contract electronic file with all relevant documentation relating to contract, amendments, approved workplan, approved staff, biodatas, prior approvals, supporting financial documentation to ensure an audit ready project file, and other vital events;
• Compliance risks/issues are monitored, proactively identified and advice is offered to project focal points and other IRC DRC staff (senior management, finance, procurement, etc.);
• Project indicators, deliverables, expenditure and other contract essential information are tracked and contract review meetings are held on a monthly basis. Contract opening and closing meetings are also organized according to timelines. Essential documents for project planning and tracking are created and shared with relevant IRC staff and partners.
• Proactively coordinate with appropriate project staff to ensure regular meetings are held to reconcile program data, human resources issues, procurements under the contract, financial transactions, and asset inventory listings are in alignment with contractual regulations with respect to prior approvals, disallowances, and other requirements identifying and resolving accuracy, compliance, reliability, and allowability issues.
• Coordinate the process for the development of budget realignments, yearly work plans, amendments and extensions, as needed. Ensure timely submission of deliverables and appropriate spend in line with contractual requirements.
• The IRC DRC information management and filing system is respected and all donor contractual documents, reports, key correspondence etc. are appropriately filed in up-to-date and consistent soft and hard libraries.

Requirements :

• Masters' degree in International Development, Social Studies or equivalent is preferred, or Bachelor degree with substantial professional experience could also be considered
• 5 years minimum experience with the Federal Acquisition Lifecycle and demonstrated experience in managing USG contracts
• Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills
• Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills
• Fluency in French and English, spoken and written, is essential
• Superior writing and editing skills. At least two year of previous experience preparing donor reports.
• Ability to meet and juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure
• Strong computer skills: must be competent in the use of Windows MS office programs (Word, Excel), email programs, etc.
• Prior professional experience, preferably in Africa in a post-conflict and/or conflict setting;
• Strong attention to detail and meticulous record keeping

CONTEXTE

Ayant son siège à Kinshasa et des bureaux dans les Provinces du Nord-Kivu, Sud-Kivu et Tanganyika, IRC est l'un de principaux acteurs humanitaires en République Démocratique du Congo (RDC). IRC vise à sauver des vies, renforcer les institutions congolaises et également renforcer la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et professionnellement exécutés. IRC travaille en RDC depuis 1996 et présentement il opère dans cinq domaines principaux - soins de santé primaire, reconstruction dirigée par la communauté et la gouvernance locale, l'autonomisation des femmes et la prévention et la réponse aux violences basées sur le genre, l'éducation et la préparation et réponse aux urgences. Ces programmes reflètent les principes directeurs de IRC en matière de renforcement de capacité, participation, partenariat, protection et promotion des droits humains et la programmation en général.

L'IRC a reçu un sous-contrat de près de 50 millions de dollars en RDC pour la mise en uvre d'un programme de santé à grande échelle, à savoir le Programme de santé intégré (Integrated Health Program, IHP). Ce projet de sept ans vise à améliorer durablement la santé de la population congolaise en renforçant la capacité des institutions sanitaires et des collectivités publiques à fournir des services intégrés de qualité.

L'IRC cherche un Coordinateur de Contrat basé à Bukavu, dans la province du Sud-Kivu, pour superviser le cycle global de gestion du sous-contrat. Le coordonnateur de contrat fournira un soutien administratif de haute qualité au projet, facilitera la production des demandes de modification et des rapports, gérera la relation avec le chef de file, soumettra les demandes d'approbation préalable et les rapports en temps opportun ; et fournira des informations, conseils et orientations aux staffs IRC sur les règles de gestion des contrats du gouvernement des Etats Unis et sur les règles de conformité IRC pour ce contrat. Plus précisément, le coordonnateur sera responsable du cycle de vie global des règlements d'acquisition fédéraux (Federal Acquisition Regulation, FAR), y compris le démarrage, le suivi et la gestion du contrat (suivi du niveau de dépenses sur le projet, suivi du progrès du projet, organisation des réunions de suivi, rapportage bailleur, traitement des modifications, et archivage de documents), ainsi que la clôture du projet.

Le coordonnateur du contrat aura de l'expérience avec les FAR, les règlements d'acquisition USAID (AIDAR), le système de directives automatisées (ADS) de l'USAID et 2 CFR 200. Il apportera son soutien au personnel du projet IRC sur le démarrage, la mise en uvre et la clôture du contrat, y compris le suivi des approbations requises (pour les recrutements de personnel, les voyages, les sous-contrats / sous-subventions et les achats), l'inventaire des biens et l'archivage des documents du projet pour des audits potentiels.

Le coordonnateur du contrat sera supervisé par le Chef d'équipe (Team Lead) du programme IHP du côté d'IRC et travaillera en étroite collaboration avec les conseillers techniques et les responsables du programme de terrain et des unités de soutien de l'IRC situés à Kinshasa, Bukavu, Uvira, Kalemie, Kolwezi et Lubumbashi. Ce poste sera basé à Bukavu, dans la province du Sud-Kivu, avec des voyages fréquents à l'est de la RDC. Des voyages limités à Kinshasa seront nécessaires.

FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE

RESPONSABILITES

Garder des relations positives et constructives avec le Contractant principal dans le pays et à l'étranger

• Le Coordonnateur servira de point focal de IRC RDC dans la production des rapports administratifs/contractuels de conformité du donateur et des factures pour le contrat IHP ; ceci comprend un travail rapproché avec les équipes de IRC RDC et le Siège de IRC pour la production, examen et soumission des rapports/factures par le canal des points focaux appropriés du donateur ;
• Le Coordonnateur communique, coordonne et soutient activement l'élaboration qualitative de toutes les exigences contractuelles des rapports et des facturations en s'assurant que les échéances sont respectées conformément au calendrier défini par le Gouvernement Américain et/ou le chef de file ;
• Les rapports narratifs au donateur et les factures sont examinés pour exactitude et qualité et traduits en anglais si nécessaire. Ceci peut impliquer un important travail d'édition, traduction, contribution à la composition et une analyse financière ;
• Les rapports/factures des sous contractants/sous-subventions (si applicable) sont reçus et examinés et leurs contenus bien incorporés dans les rapports/factures de IRC en conformité stricte avec les calendriers définis par le Gouvernement Américain et/ou le chef de file ;
• Les questions du bailleur sont communiquées aux membres des équipes concernées et traitées à temps ;
• Accomplir les exigences de contact ou représentation auprès du bailleur en cas de besoin et/ou à l'absence des points focaux réguliers du donateur ;
• Servir comme point focal pour tous les audits initiés par le donateur/contractant principal et examens de gestion des activités du contrat et coordonner avec les différents départements pour s'assurer des réponses complètes et exactes à toutes les questions.

Contrôle et Gestion de Conformité du Contrat du Gouvernement Américain

• Soutenir le personnel de IRC RDC (personnel du programme et des opérations) à acquérir une compréhension de la réglementation Fédérale en matière des contrats, aussi bien que des politiques et procédures de IRC par la formation, le soutien technique et la redevabilité ; dispenser une formation aux nouveaux employés sur les réglementations d'acquisition de l'USAID et les spécificités du sous-contrat IHP de l'IRC;
• Concevoir et superviser la mise en uvre des politiques et procédures garantissant la conformité du projet avec les termes du sous-contrat ;
• S'assurer que les outils de gestion du sous-contrat sont mis à jour à tout moment, y compris le suivis et les matériaux de référence relatifs aux exigences de déclaration et d'approbation préalables, en accord avec les politiques spécifiques d'IRC, notamment les autorisations de voyage, le seuil salarial du contractant (contractor salary threshold, CST) et le travail dans le cadre des plans de rémunération locaux de la mission (Mission Local Compensation Plans, LCP) ;
• Garder le dossier électronique du contrat mis à jour avec toute la documentation importante en rapport avec le contrat, les avenants, le plan de travail approuvé, le personnel approuvé, les approbations préalables, toute documentation financière de soutien en vue d'assurer un dossier du projet prêt pour audit et autres événements essentiels ;
• Les risques/problèmes de conformité sont contrôlés et identifiés pro-activement et des conseils sont donnés aux points focaux du projet et aux autres membres du personnel de IRC RDC (la direction, les finances et les approvisionnements, etc) ;
• Les indicateurs du projet, les dépenses et les autres informations essentielles du contrat sont suivis et des réunions d'examen sont tenues mensuellement. Les réunions du début et fin du contrat sont aussi organisées selon les échéances. Des documents importants pour la planification et le suivi du projet sont créées et partagés avec les membres du personnel concerné de IRC et les partenaires ;
• Coordonner pro-activement avec les membres du personnel du projet appropriés en vue de s'assurer que des réunions sont régulièrement tenues pour réconcilier les données du programme, les problèmes des ressources humaines, les approvisionnements sous contrat, les transactions financières et les listes de l'inventaire des avoirs sont conformes à la réglementation contractuelle en termes des approbations préalables, les actes non autorisés et autres exigences identifiant et résolvant les problèmes d'exactitude, de conformité, de fiabilité et de ce qui est permis ;
• Gérer les réalignements, les avenants et les extensions, selon le cas, et garder de bons rapports avec le donateur. S'assurer de la fin appropriée du projet et des dépenses conformes aux exigences contractuelles ;
• Le système d'archivage et de gestion d'information de IRC RDC est respecté et tous les documents contractuels du donateur, les rapports et les correspondances principales etc. sont gardés de façon appropriée en soft et en dur, et sont systématiquement mises à jour.

EXIGENCES

• Un diplôme de maîtrise en Développement international, ou dans des Etudes Sociales est préférable, un diplôme de licence avec une expérience professionnelle conséquente pourrait être considéré ;
• Une expérience d'au moins 5 ans avec le cycle de vie d'Acquisition Fédérale et une expérience avérée dans la gestion des contrats du Gouvernement Américain ;
• Excellent communicateur avec de fortes compétences organisationnelles, analytiques et en gestion de temps ;
• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques ;
• Parler et écrire couramment le français et l'anglais ;
• Compétences élevées en écriture et édition. Au moins deux ans d'expérience dans la préparation des rapports au donateur ;
• Capacité de rencontrer et jongler les priorités concurrentielles, rencontrer les échéances exigées et travailler sous pression ;
• Forte connaissance de l'ordinateur : doit être compétent dans l'usage du programme Windows MS Office (Word, Excel), des programmes emails, etc
• Expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique, dans un environnement post-conflit et/ou en conflit ;
• Forte attention à garder les documents en détails et méticuleusement.

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