Democratic Republic of the Congo: Assistant Finance Controller

Requisition ID: req2044

Job Title: Assistant Finance Controller

Sector: Finance

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Location: DRC-Goma

Job Description

Description

Reporting to the Finance Controller, the Assistant Finance Controller (AFC) will be responsible for the efficient and effective functioning of the Finance department to support the DRC program. Specifically, this will include working with the Provincial Finance Managers to ensure quality, timely and accurate reporting. The AFC will have management responsibility to assure proper management of grant budgets and cash flow at the national level.

The IRC and IRC workers must adhere to the values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. These are Integrity, Service, and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Beneficiary Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Anti Workplace Harassment, Fiscal Integrity, and Anti-Retaliation.

RESPONSIBILITIES: GRANTS & BUDGET MANAGEMENT

• Provide leadership and direction in the financial management of grant budgets; assure grants are properly recorded, closely monitored and accurately reported.
• Provide support to Technical Directors, Program and Grant Staff in financial matters relating to proposal development and or grant management.
• Ensure that the Finance Managers perform their duties as needed supporting Technical Directors, program and grants teams; agree on performance benchmarks and evaluate performance on a regular basis.
• Prepare and or perform a review of Grant Budgets for new proposals, revisions and realignments. Consolidate multi-provincial budgets.
• Maintain the Shared Program Costs (SPCs) Allocations for main office to keep information current and assure equity in distribution across grants; Review SPCs in proposal budgets to assure sufficiency of allocation.
• Ensure on a monthly basis that Budget Vs Actual reports are accurate for review by senior management.
• Ensure budgets are posted in the online Budget Versus Actual (online BVA) report as required and review accuracy of financial information in the report.
• Submit on regular basis an analysis of the online BVA to identify issues and potential over/underspending and coding errors.
• Ensure field office Finance Managers mark as paid in the online BVA all transactions for with a check has been issued or cash disbursed.
• Review donor financial reports prepared by the Finance Managers in provinces and before submission to NY and or to the donor.
• Prepare donor reports for multi provincial grants.
• Ensure all donor reports are prepared, and are accurate and submitted to the donor on or before the agreed deadline.
• Participate in high-level grant management meetings; ensuring action points are followed through by the Finance Managers.
• Provide guidance to Program Coordinators and program staff on appropriate approaches in financial management of grant budgets including budget flexibility, allowance of costs etc.
• Lead the team in providing financial oversight of Partners managed from main office; oversee the assessment of partners and provide ongoing financial reviews and monitoring.

• Review monthly the grants receivables and follow up with the grants team for funds collection from the donor or draw downs. CONTROLSHIP:

• Lead in strengthening of the financial management function of field offices to increase accountability, minimize financial risks and improve on the quality of reporting.

• Ensure monthly balance sheet account reconciliations are done by the provincial office; Review these on a monthly basis. Matters requiring attention presented to Field Coordinator and Finance Controller for action.

• On a quarterly basis, present and discuss field office balance sheet reports with the Finance Controller and the Country Director. Follow-up on any corrective action noted.

• Work with Finance Managers in the province to make sure PFM (Provincial Finance Management) Report is prepared on a monthly basis.

• Conduct financial monitoring visits of Field Offices as outlined by Finance Field Office Monitoring Guidelines to assure compliance.

• Provide guidance and direction on financial matters as may be needed.

• Work with the Finance Managers in the provinces and their officers to ensure better cash forecasting; Ensure that cash transfers to the field are made on a timely basis

• Ensure all cash operation procedures and internal controls are strictly followed for the safety and security. OTHERS

· Contribute to the overall systems and process improvement of the DRC Country Office financial environment;

· Review financial procedures and processes to assure efficiency and effectiveness; recommend to Finance Controller necessary changes in order to improve performance and reduce cycle times.

· Work with NY finance and grant teams; provide information and reports as may be required.

· Prepare the DRC Letter of Credit (LOC), FM01 reports on a monthly basis.

· When required, act in the position of Finance Controller to provide for continuity.

· Assure the financial operations of DRC-main office comply with the IRC Finance Manual, Donor regulations and also the law of the country.

· Maintain the Shared Program Costs Allocation for the main office. Lead in the development and maintenance of the DRC Operating Budget; review Provincial Offices submissions and consolidate;

REQUIREMENTS

• Minimum Bachelor's degree in Accounting, Commerce, Economics or Business Studies.
• Minimum 5 years' experience in financial management with INGOs, with at least two years at supervisor level.
• Experience of managing large donor projects.
• Knowledge of computerized accounting software, preferably SUN System and high-level/advanced Excel.
• Prior working experience with international donor funded organizations (USAID, OFDA, ECHO, DFID, SIDA, UNICEF, UNDP, etc.).
• Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills;
• Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills;
• Strong capacity to mentor and build capacity of staff;
• Ability to juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure in unstable security environments;
• IRC experience preferred
• Fluency in French and English, spoken and written, is essential. Fluency in Kiswahili is a plus.
• Able to work with limited supervision, be flexible and comfortable in a multi-cultural work force and work under pressure and challenging conditions.
• Willingness to visits field offices and travels to project sites and report writing skills.

Description

Faisant ses rapports au Contrôleur des Finances, le Contrôleur des Finances Assistant (CFA) sera chargé du bon fonctionnement du Service des Finances dans le soutien au programme de la RDC. De façon spécifique, ceci comprendra travailler avec les Gestionnaires Provinciaux des Finances en vue d'assurer la qualité et la soumission des rapports corrects et à temps. Le Contrôleur des Finances Assistant aura la responsabilité managériale d'assurer une bonne gestion des budgets des subsides et des espèces au niveau national.

IRC et son personnel doivent adhérer aux valeurs et principes décrits dans le IRC Way - Standards Globaux pour une Conduite Professionnelle. Ce sont l'Intégrité, le Service, et la Rédevabilité. Conformément à ces valeurs, IRC fonctionne et applique des politiques de Protection des Bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, Harcèlement anti-lieu de travail, Intégrité fiscale, et Anti-vengeance

RESPONSABILITES

GESTION DES SUBSIDES ET DES BUDGETS

• Fournir le leadership et la direction dans la gestion des budgets des subsides ;
• S'assurer que les subsides sont proprement documentées, contrôlées étroitement et rapportées correctement ;
• Fournir un soutien aux Directeurs Techniques, au Personnel du Programme et des Subsides en matières financières en rapport avec l'élaboration de la proposition et/ou la gestion de la subside ;
• S'assurer que les Gestionnaires financiers exécutent leurs tâches comme il faut en soutenant les Directeurs Techniques et les équipes du programme et des subsides ;
• S'accorder sur les critères de performance et évaluer la performance régulièrement ;
• Préparer et/ou faire un examen des Budgets de Subside pour de nouvelles propositions, révisions et réalignements ;
• Consolider les budgets multi-provinciaux ;
• Maintenir les Allocations des Coûts Partagés du Programme (SPCs) pour que le siège garde l'information à jour et assure l'équité dans la distribution des subsides ;
• Examiner les Coûts Partagés du Programme (SPCs) dans les budgets de la proposition afin d'assurer la suffisance d'allocation ;
• S'assurer mensuellement que le Budget Vs les Rapports réels sont exacts pour examen par la direction principale ;
• S'assurer que les budgets sont affichés sur le Budget en ligne Vs le Rapport réel (BVA en ligne) tel qu'exigé et examiner l'exactitude des informations financières dans le rapport ;
• Soumettre régulièrement une analyse des BVA en ligne en vue d'identifier les problèmes et des erreurs de sur/sous dépenses et de codification potentielles ;
• S'assurer que les Gestionnaires des Finances de Terrain marquent comme payées sur le BVA en ligne toutes les transactions pour lesquelles un chèque a été émis ou de l'argent en espèce a été déboursé ;
• Examiner les rapports financiers du donateur préparés par les Gestionnaires Financiers Provinciaux avant de les soumettre à NY et/ou au donateur ;
• Préparer les rapports du donateur pour les subsides multi provinciales ;
• S'assurer que tous les rapports du donateur sont préparés, qu'ils sont exacts et qu'ils sont soumis au donateur à ou avant la date limite convenue ;
• Participer aux réunions de gestion des subsides au haut-niveau en s'assurant que les points d'action sont suivis par les Gestionnaires Financiers ;
• Fournir les directives aux Coordinateurs du programme et au personnel du programme sur les approches appropriées dans la gestion financière des budgets des subsides y compris la flexibilité du budget et l'autorisation des coûts, etc ;
• Conduire l'équipe à fournir un contrôle financier des partenaires géré depuis le siège ;
• Contrôler l'évaluation des partenaires et faire des examens et contrôles financiers continus ;
• Examiner mensuellement les créances des subsides et faire un suivi avec l'équipe des subsides pour la collecte des fonds du donateur ou des baisses.

CONTROLE

• Conduire à renforcer la fonction de gestion financière des bureaux de terrain en vue d'accroître la redevabilité, minimiser les risques financiers et améliorer la qualité de rapportage ;
• S'assurer que les réconciliations mensuelles des bilans sont faites par le bureau provincial ; et les examiner mensuellement ; les matières qui exigent une attention particulière sont présentées au Coordinateur de Terrain et au Contrôleur Financier pour action ;
• Présenter et discuter trimestriellement les rapports des bilans des bureaux de terrain avec le Contrôleur des Finances et le Directeur Pays ;
• Faire un suivi de toute action corrective observée ;
• Travailler avec les Gestionnaires Financiers en province en vue de s'assurer que le rapport de Gestion Financière Provinciale (PFM) est préparé mensuellement ;
• Mener des visites de contrôle financier des bureaux de terrain tel que décrit dans les Directives de Contrôle Financier des Bureaux de Terrain en vue de s'assurer de la conformité ;
• Fournir guidance et leadership en matières financières selon le cas ;
• Travailler avec les Gestionnaires Financiers Provinciaux et leurs agents en vue de s'assurer d'une meilleure prévision des espèces ; s'assurer que les transferts d'argent sont effectués à temps ;
• S'assurer que toutes les procédures des opérations d'argent et le contrôle interne sont strictement suivis pour des raisons de sécurité ;

AUTRES

· Contribuer à l'amélioration générale des systèmes et processus de l'environnement financier du Bureau Pays de la RDC ;

· Examiner les procédures et processus financiers en vue d'assurer son efficacité ;

· Recommander au Contrôleur Financier les changements nécessaires en vue d'améliorer la performance et réduire les temps des cycles ;

· Travailler avec les équipes des finances et des subsides de NY ; fournir des informations et des rapports selon les besoins ;

· Préparer mensuellement la Lettre de Crédit (LOC) de la RDC, et les rapports FM01 ;

· Si besoin est, agir en qualité de Contrôleur des Finances pour assurer la continuité ;

· S'assurer que les opérations financières du siège de la RDC sont en conformité avec le Manuel des Finances de IRC, la Réglementation du Donateur, et aussi avec les lois du pays ;

· Maintenir les Allocations des Coûts Partagés du Programme (SPCs) pour le siège ;

· Mener l'élaboration et le maintien du Budget Fonctionnement de la RDC ;

· Examiner les soumissions des Bureaux Provinciaux et les consolider.

EXIGENCES

• Au moins un diplôme de licence en Comptabilité, Commerce, Economie ou des Etudes des Affaires.
• Au moins 5 années d'expérience dans la gestion financière des ONGs, avec au moins deux ans au niveau de superviseur.
• Expérience dans la gestion de grands projets de donateur.
• Connaissance du logiciel comptable, de préférence le système SUN et un niveau avancé en Excel.
• Expérience de travail antérieur avec les organisations internationales financées par des donateurs (USAID, OFDA, ECHO, DFID, SIDA, UNICEF, UNDP, et autres).
• Bon communicateur ayant de fortes compétences en gestion de temps et en analyse.
• Fortes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques.
• Forte capacité de mentor et de renforcement de capacité du personnel.
• Capacité de balancer les priorités concurrentes, battre les temps limites exigés et travailler sous pression dans des environnements de sécurité instable.
• De préférence, expérience avec IRC
• Parler et écrire couramment le français et l'anglais. La connaissance du Kiswahili est un atout.
• Capable de travailler avec une supervision limitée, être flexible et confortable avec un personnel multiculturel et travailler sous pression et dans des conditions de défi.
• Bonne volonté de visiter les bureaux de terrain et de voyager aux sites du projet et capacités d'écrire des rapports.

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